यह एक नया साल है, और दुनिया भर में लोग अपने आप से वह सदियों पुराना वादा कर रहे हैं: यह वर्ष है I आखिरकार संगठित हो जाओ . कागजी कार्रवाई में अब और नहीं डूबना, बिलों और रसीदों के साथ कोई और डाइनिंग टेबल नहीं - इस साल यह सब बंद हो गया। कुछ जानना चाहते हो? यह कर सकते हैं सामाप्त करो। एक सरल, उपयोगकर्ता के अनुकूल फाइलिंग सिस्टम कुछ ऐसा है जो हर घर में होना चाहिए, और इसे स्थापित करना और बनाए रखना आसान है। ऐसे:
चरण 1: स्रोत पर अव्यवस्था कम करें।
इन दिनों, हम अपनी अधिकांश फाइलिंग को डिजिटल रूप से करना चुन सकते हैं, भंडारण की आवश्यकता और कागजी कार्रवाई के सिरदर्द को कम कर सकते हैं। बैंक विवरण और बिल ऑनलाइन देखे जा सकते हैं और रसीदें हमारी हार्ड ड्राइव या हमारे ईमेल संग्रह में सहेजी जा सकती हैं। अपने घर में हार्ड कॉपी की संख्या कम करने से उनके साथ काम करने का काम और भी आसान हो जाता है।
चरण 2: विभाजित करें और जीतें।
शेष आइटम, जिन्हें आप अपने कंप्यूटर से गायब नहीं करना चाहते हैं या नहीं करना चाहते हैं, उन्हें मूल श्रेणियों में क्रमबद्ध किया जाना चाहिए। आप इसे करने के कई तरीके हैं, लेकिन मेरी पसंद एक साधारण विभाजन है: वे चीजें जिनका आपके साथ करना है घर , और जिनके साथ करना है आप . वहां से, अपने दिल की सामग्री को उप-विभाजित करना जारी रखें। इस कदर:
घर
- इलेक्ट्रॉनिक्स और उपकरणों के लिए वारंटी और मैनुअल
- बड़ी टिकट वाली वस्तुओं के लिए रसीदें
- हाल ही में घरेलू मरम्मत के लिए उद्धरण और रसीदें
- अपने पट्टे की एक प्रति, यदि आप किराए पर लेते हैं
- गृह बीमा दस्तावेज
- बंधक समझौते
- उपयोगिता बिल
- कार दस्तावेज
- जन्म, विवाह, तलाक आदि के प्रमाण पत्र।
- टुकड़ा भरो
- पासपोर्ट
- स्वास्थ्य बीमा दस्तावेज
- परिवार में किसी भी बच्चे के लिए रिपोर्ट कार्ड
- शिक्षा प्रतिलेख
- कर विवरणी
- चाहा
- चिकित्सा सम्बन्धी रिकार्ड्स
इन सभी दस्तावेज़ों को एक समर्पित और स्पष्ट रूप से लेबल किए गए फ़ाइल फ़ोल्डर में जाना चाहिए—अन्य श्रेणियों के साथ साझा नहीं करना! मुझे लगता है कि घर और व्यक्तिगत फाइलों के लिए अलग-अलग रंगों का उपयोग करने से मदद मिलती है, लेकिन आप उन्हें अलग से स्टोर करने का विकल्प चुन सकते हैं।
चरण 3: इसे समझदारी से स्टोर करें।
यहीं से मज़ा (ठीक है, खरीदारी) शुरू होता है। आपके फाइलिंग सिस्टम के लिए आपको कितनी जगह चाहिए यह पूरी तरह से आपके घर और आपके परिवार के आकार के साथ-साथ आपकी जीवनशैली पर भी निर्भर करता है। मैं दस या इतने डिब्बों के साथ एक छोटे से प्लास्टिक फ़ाइल बॉक्स के साथ मिलता हूं जो एक कोठरी में फेंक दिया जाता है, जबकि मेरे माता-पिता के पास घर के कार्यालय में फाइलों को लटकने के साथ दो दराज कैबिनेट होता है। हालाँकि आप जाना चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप अपने सिस्टम को बढ़ने के लिए थोड़ी जगह दें।
चरण 4: इसका इस्तेमाल करें।
स्पष्ट लगता है, लेकिन यह भूलना आसान है कि आपके पास एक प्रणाली है जब यह इतनी अच्छी तरह से दृष्टि से बाहर हो गया है। मुझे लगता है कि आने वाली सभी कागजी कार्रवाई को एक ही स्थान पर रखना (भले ही यह सिर्फ एक रसोई की दराज हो), और इससे निपटने के लिए महीने में एक या एक बार समय का एक ब्लॉक सेट करना, अच्छी तरह से काम करता है। मुद्दा यह है कि सिस्टम आपके लिए काम करे, न कि फाइलिंग के गुलाम बनने के लिए।
चरण 5: इसे साफ करें।
अब आपको सिस्टम मिल गया है, जाने न दें यह वह चीज हो जो धूल को आकर्षित करती है और जगह लेती है। अपनी फ़ाइलों की समीक्षा करने के लिए एक वार्षिक तिथि बनाएं (जनवरी समझ में आता है ... बस कह रहा है), और जहां लागू हो, उसे हटा दें और अपडेट करें। उन चीजों के लिए मैनुअल से छुटकारा पाएं जो अब आपके पास नहीं हैं, बिलों के अंतिम बैच को छोड़ दें या भुगतान करें, और सुनिश्चित करें कि बीमा या पासपोर्ट जैसी कोई भी महत्वपूर्ण चीज समाप्त होने वाली नहीं है।
क्या आपके पास होम फाइलिंग सिस्टम है? एक बनाने और उसका उपयोग करने के लिए आपकी सबसे अच्छी युक्तियाँ क्या हैं?
